Polityka Prywatności

Effective September 1, 2026

Data wejścia w życie: 1 września 2026 r.

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób MARMEND OÜ, numer rejestrowy 16861477, Narva mnt 5, 10117 Tallinn, Estonia ("Marmend", "my", "nas") gromadzi, wykorzystuje i chroni dane osobowe w związku z platformą Marmend ("Usługa") oraz naszymi stronami internetowymi. Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych UE ("RODO").

1. Nasze dwie role

Marmend działa w dwóch odrębnych rolach:

Jako administrator danych, w przypadku danych, o których sposobie i celu przetwarzania decydujemy my: Twoje dane konta i rejestracyjne, informacje rozliczeniowe, dane odwiedzających stronę internetową, komunikacja wsparcia i marketing. Niniejsza Polityka obejmuje to przetwarzanie.

Jako podmiot przetwarzający, w przypadku Danych Klienta — rekordów kandydatów, CV, danych pracowników i komunikacji, które nasi Klienci przechowują w swoich przestrzeniach roboczych. W odniesieniu do tych danych administratorem jest Klient (zazwyczaj Twój pracodawca lub firma, która Cię rekrutuje), a my przetwarzamy je wyłącznie na jego polecenie na podstawie naszej Umowy powierzenia przetwarzania danych. Jeśli jesteś kandydatem lub pracownikiem, którego dane znajdują się w przestrzeni roboczej Klienta, prosimy o kierowanie żądań dotyczących prywatności w pierwszej kolejności do tej organizacji — to ona kontroluje dane, a my pomożemy jej w udzieleniu odpowiedzi.

2. Dane, które gromadzimy jako administrator

Dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (przechowywane w postaci skrótu kryptograficznego), informacje o przestrzeni roboczej i roli podane podczas rejestracji.
Dane rozliczeniowe: dane firmy, numer NIP i dane płatności. Dane kart są obsługiwane przez naszego dostawcę usług płatniczych (Stripe) i nigdy nie są przechowywane w naszych systemach.
Dane dotyczące użytkowania i logi: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, odwiedzane strony oraz działania podjęte w Usłudze, wykorzystywane w celu zapewnienia bezpieczeństwa oraz obsługi i ulepszania Usługi.
Pliki cookie i podobne technologie: zgodnie z naszą Polityką plików cookie.
Komunikacja: wiadomości wysyłane do wsparcia lub za pośrednictwem naszych formularzy kontaktowych.

3. Cele i podstawy prawne

Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): świadczenie Usługi, zarządzanie Twoim kontem, rozliczanie i wsparcie.
Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): zabezpieczenie Usługi, zapobieganie nadużyciom i ulepszanie naszego produktu na podstawie zagregowanych danych o użytkowaniu.
Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): analityczne pliki cookie i komunikacja marketingowa. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.
Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): prowadzenie księgowości i dokumentacji podatkowej zgodnie z prawem estońskim.

4. Udostępnianie danych i dalsze podmioty przetwarzające

Udostępniamy dane osobowe wyłącznie dostawcom usług, którzy przetwarzają je w naszym imieniu i na podstawie umowy:

Hetzner Online GmbH (Niemcy) — hosting chmurowy Usługi.
Amazon Web Services (region Frankfurt, Niemcy) — przechowywanie plików (Amazon S3), w tym przesłanych dokumentów, takich jak CV, oraz przesyłanie wiadomości transakcyjnych (Amazon SES).
Stripe — przetwarzanie płatności.
OpenAI (USA) — niektóre opcjonalne funkcje wspomagane przez AI, jeśli są włączone.

Nasze własne modele AI działają na prywatnej infrastrukturze w Polsce i nie angażują żadnych dodatkowych podmiotów trzecich. Aktualna lista dalszych podmiotów przetwarzających jest zawsze dostępna pod adresem [email protected].

W przypadku, gdy Klient połączy Usługę z integracją zewnętrzną (np. Google Calendar, Gmail, Microsoft Outlook, LinkedIn, Telegram, Robota.ua), dane przepływają do tego dostawcy na polecenie Klienta i zgodnie z regulaminem tego dostawcy.

Możemy również ujawnić dane, jeśli wymaga tego prawo lub w celu ochrony naszych praw.

5. Międzynarodowe przekazywanie danych

Nasza infrastruktura znajduje się w Europejskim Obszarze Gospodarczym — w Niemczech (Hetzner i region AWS Frankfurt) oraz w Polsce (nasza własna infrastruktura AI). Dane osobowe są przekazywane poza EOG tylko w przypadku korzystania z opcjonalnych funkcji AI obsługiwanych przez OpenAI (USA); takie przekazania są chronione przez ramy ochrony danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework) lub Standardowe Klauzule Umowne, wraz z odpowiednimi środkami uzupełniającymi.

6. Przechowywanie danych

Przechowujemy dane konta tak długo, jak Twoje konto jest aktywne, a po jego zamknięciu usuwamy je lub anonimizujemy, z zastrzeżeniem 30-dniowego okna eksportu opisanego w naszym Regulaminie oraz ustawowych obowiązków przechowywania (np. estońskie prawo rachunkowe wymaga przechowywania dokumentacji finansowej przez 7 lat). Kopie zapasowe są usuwane zgodnie z harmonogramem rotacji.

7. Twoje prawa

Zgodnie z RODO masz prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia i otrzymania kopii swoich danych osobowych, do ograniczenia ich przetwarzania lub sprzeciwienia się mu, a także do wycofania zgody w dowolnym momencie. Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected]. Masz również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — w Estonii jest to Inspektorat Ochrony Danych (Andmekaitse Inspektsioon, www.aki.ee) — lub do organu w kraju Twojego zamieszkania (w Polsce: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

8. Bezpieczeństwo

Stosujemy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa, w tym izolację danych dla każdego klienta, szyfrowanie danych podczas przesyłania, kontrolę dostępu opartą na rolach oraz rejestrowanie działań. Żaden system nie jest w pełni bezpieczny; o naruszeniach ochrony danych osobowych informujemy dotknięte strony zgodnie z wymogami prawa.

9. Dzieci

Usługa jest narzędziem biznesowym i nie jest skierowana do dzieci poniżej 16 roku życia. Nie gromadzimy świadomie ich danych jako administrator.

10. Zmiany

Możemy aktualizować tę Politykę. O istotnych zmianach będziemy informować co najmniej 30 dni wcześniej na naszej stronie internetowej. Powyższa data wejścia w życie zawsze odzwierciedla aktualną wersję.

Kontakt: [email protected] — MARMEND OÜ, Narva mnt 5, 10117 Tallinn, Estonia