Datenschutzerklärung

Gültig ab: 1. September 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie MARMEND OÜ, Handelsregisternummer 16861477, Narva mnt 5, 10117 Tallinn, Estland ("Marmend", "wir", "uns") personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Marmend-Plattform ("Dienst") und unseren Websites erhebt, nutzt und schützt. Wir verarbeiten personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO").

1. Unsere zwei Rollen

Marmend agiert in zwei unterschiedlichen Kapazitäten:

Als Verantwortlicher (Controller) für Daten, über deren Verarbeitung wir entscheiden, wie und warum: Ihre Konto- und Registrierungsdaten, Abrechnungsinformationen, Website-Besucherdaten, Support-Kommunikation und Marketing. Diese Richtlinie deckt diese Verarbeitung ab.

Als Auftragsverarbeiter (Processor) für Kundendaten — die Kandidatenakten, Lebensläufe, Mitarbeiterdaten und die Kommunikation, die unsere Kunden in ihren Arbeitsbereichen speichern. Für diese Daten ist der Kunde (in der Regel Ihr Arbeitgeber oder das Unternehmen, das Sie rekrutiert) der Verantwortliche, und wir verarbeiten sie nur auf dessen Anweisung gemäß unserer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (DPA). Wenn Sie ein Kandidat oder Mitarbeiter sind, dessen Daten in einem Arbeitsbereich eines Kunden gespeichert sind, richten Sie Datenschutzanfragen bitte zuerst an diese Organisation — sie kontrolliert die Daten, und wir werden sie bei der Beantwortung unterstützen.

2. Daten, die wir als Verantwortlicher erheben

1. Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht), Workspace- und Rolleninformationen, die Sie bei der Registrierung angeben.
2. Abrechnungsdaten: Unternehmensdetails, USt-IdNr. und Zahlungsbelege. Kartendaten werden von unserem Zahlungsdienstleister (Stripe) verarbeitet und niemals in unseren Systemen gespeichert.
3. Nutzungs- und Protokolldaten: IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, besuchte Seiten und im Dienst durchgeführte Aktionen, die zur Sicherheit sowie zum Betrieb und zur Verbesserung des Dienstes verwendet werden.
4. Cookies und ähnliche Technologien: wie in unserer Cookie-Richtlinie beschrieben.
5. Kommunikation: Nachrichten, die Sie an den Support senden oder über unsere Kontaktformulare übermitteln.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

1. Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung des Dienstes, Verwaltung Ihres Kontos, Abrechnung und Support.
2. Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sicherung des Dienstes, Verhinderung von Missbrauch und Verbesserung unseres Produkts basierend auf aggregierter Nutzung.
3. Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Analytische Cookies und Marketing-Kommunikation. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
4. Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Buchhaltung und steuerliche Aufzeichnungspflichten nach estnischem Recht.

4. Weitergabe und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur an Dienstleister weiter, die diese in unserem Auftrag und vertraglich geregelt verarbeiten:

1. Hetzner Online GmbH (Deutschland) — Cloud-Hosting des Dienstes.
2. Amazon Web Services (Region Frankfurt, Deutschland) — Dateispeicherung (Amazon S3), einschließlich hochgeladener Dokumente wie Lebensläufe, und Zustellung von Transaktions-E-Mails (Amazon SES).
3. Stripe — Zahlungsabwicklung.
4. OpenAI (USA) — bestimmte optionale KI-gestützte Funktionen, sofern aktiviert.

Unsere eigenen KI-Modelle laufen auf privater Infrastruktur in Polen und ziehen keine weiteren Drittanbieter hinzu. Eine aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter ist jederzeit unter [email protected] erhältlich.

Wenn ein Kunde eine Drittanbieter-Integration verbindet (z. B. Google Calendar, Gmail, Microsoft Outlook, LinkedIn, Telegram, Robota.ua), fließen die Daten auf Anweisung des Kunden und unter den Bedingungen des jeweiligen Anbieters an diesen.

Wir können Daten auch offenlegen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder um unsere gesetzlichen Rechte zu schützen.

5. Internationale Datentransfers

Unsere Infrastruktur befindet sich in der Europäischen Wirtschaftszone — Deutschland (Hetzner und die AWS Frankfurt Region) und Polen (unsere eigene KI-Infrastruktur). Personenbezogene Daten werden nur dann außerhalb des EWR übertragen, wenn optionale KI-Funktionen von OpenAI (USA) genutzt werden; solche Übermittlungen sind durch das EU-US Data Privacy Framework oder die Standardvertragsklauseln zusammen mit angemessenen zusätzlichen Maßnahmen geschützt.

6. Aufbewahrung

Wir bewahren Kontodaten so lange auf, wie Ihr Konto aktiv ist, und löschen oder anonymisieren sie nach der Beendigung, vorbehaltlich des in unseren Nutzungsbedingungen beschriebenen 30-tägigen Exportfensters und gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. schreibt das estnische Buchhaltungsrecht vor, dass Finanzunterlagen 7 Jahre lang aufbewahrt werden müssen). Backups werden gemäß ihrem Rotationsplan bereinigt.

7. Ihre Rechte

Gemäß der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Erhalt einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht, die Verarbeitung einzuschränken oder zu widersprechen und Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie bitte [email protected]. Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen — in Estland bei der Datenschutzbehörde (Andmekaitse Inspektsioon, www.aki.ee) — oder bei der Behörde in Ihrem Wohnsitzland.

8. Sicherheit

Wir unterhalten angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, einschließlich Mandanten-Datentrennung, Verschlüsselung der Daten während der Übertragung, rollenbasierter Zugriffskontrollen und Protokollierung. Kein System ist perfekt sicher; wir benachrichtigen betroffene Parteien über Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

9. Kinder

Der Dienst ist ein Business-Tool und richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erheben als Verantwortlicher wissentlich keine Daten von Kindern.

10. Änderungen

Wir können diese Richtlinie aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden mindestens 30 Tage im Voraus auf unserer Website angekündigt. Das oben genannte Datum spiegelt immer die aktuelle Version wider.

Kontakt: [email protected] — MARMEND OÜ, Narva mnt 5, 10117 Tallinn, Estland